Privacybeleid

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. Hoewel veel afspraken al opgenomen zijn in de Nederlandse wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), is die wet vanaf dan niet meer geldig.

 

Wat verandert er?

Alle organisaties in de EU moeten nadenken over en vastleggen welke persoonsgegevens van vrijwilligers en leden ze bewaren en hoe ze die beveiligen. De wet kent drie belangrijke thema’s:

  • Het bewaren van persoonsgegevens
  • Het beschermen van persoonsgegevens
  • Het melden van datalekken bij de toezichthouder

Alle afspraken die een organisatie hierover maakt, moeten worden vastgelegd in een beleidsplan dat inzichtelijk is voor leden. Hiermee voldoe je aan de verplichting in de wet die voorschrijft dat je moet aantonen dat je aan de wetgeving voldoet. Je bent bezig met persoonsgegevens of privacygevoelige informatie als je…

  • … een mailtje wilt sturen naar leden.
  • … als penningmeester een factuur stuurt.
  • … vragenlijsten en onderzoeken verstuurt.
  • … een ledenlijstje exporteert.
  • … als gegevensbeheerder de ledenadministratie up-to-date houdt.
  • … aanmeldingen van een activiteit.
  • … e-mails en nieuwsbrieven verstuurt.

 

Wat betekent dit voor jouw vereniging?

De Siberian Husky Klub voor Nederland is aangesloten bij de Raad van Beheer Nederland. De SHKN is zich bewust van het feit dat zij persoonlijke gegevens van leden, bestuurders, relaties, adverteerder e.a. in bezit heeft. Wij geven onze leden graag informatie over de gegevens die wij verwerken en in bezit hebben.

 

  • Gegevens in de ledenadministratie.
    Relatienummer, geslacht, voorletters, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum, adres, huisnummer, postcode, plaats, land, email, telefoonnummer en mobiel telefoonnummer.Daarnaast registreert de SHKN van leden de startdatum van het lidmaatschap, het soort lidmaatschap, eventueel de kennelnaam en of het lid een erkend fokker van de SHKN is. Daarnaast wordt bij de SHKN aangegeven of een lid een factuur zelfstandig overboekt of gebruik maakt van automatische incasso. In deze laatste wordt ook het bankrekeningnummer, IBAN nummer, tenaamstelling en toestemmingsformulier bijgehouden.
    De (ere)leden, gezinsleden, abonnees en enkele relaties ontvangen het verenigingsblad, de Siberian Nieuws, zoals in het huishoudelijk reglement vermeld staat. Daarnaast worden het e-mailadres, naam en soort lidmaatschap gebruikt voor elektronische nieuwsbrieven die door de SHKN zelf samengesteld worden.
    Van andere, geen (ere)leden, gezinsleden, abonnees, wordt eventueel de bedrijfsnaam en soort relatie bijgehouden.Deze gegevens worden door de ledenadministratie beheerd.
    Gegevens worden bewaard tot 7 jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.
  • Gegevens bij inschrijving evenementen.
    Geslacht, voorletters, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum, adres, huisnummer, postcode, plaats, land, email, telefoonnummer, naam hond (stamboomnaam), stamboomnummer, chipnummer, (stamboom)naam vaderhond, (stamboomnaam)moeder hond, geslacht hond, geboortedatum hond, naam fokker en naam eigenaar. Deze gegevens worden door het wedstrijdsecretariaat beheerd.
    Gegevens worden bewaard tot 1 jaar nadat het evenement heeft plaatsgevonden. uitgezonderd van de uitgebrachte catalogus.
  • Overige gegevens.
    Bij evenementen van de SHKN wordt, door de SHKN aangestelde fotografen, beeldmateriaal vastgelegd. Dit beeldmateriaal kan gebruikt worden in het clubblad, website en promotiedoeleinden. Indien u niet herkenbaar in beeld gebracht wilt worden, gaarne kenbaar maken! U gaat akkoord met plaatsing van uw naamen/of foto van u en/of uw hond(en) op de website, facebookpagina of in het clubblad van de SHKN.
    Op de website wordt van erkende fokkers van de SHKN persoonsgegevens beschikbaar gesteld voor geïnteresseerden. Mocht u bezwaar hebben tegen het plaatsen van persoonsgegevens, dan kunt u dit kenbaar maken.
  • Delen van persoonlijke gegevens.
    Jaarlijks stelt de SHKN een ledenoverzicht op welke zij dient aan te leveren bij de Raad van Beheer. In dit overzicht staat van elk lid de voorletters, tussenvoegsel, achternaam, adres, huisnummer, postcode en plaats.De SHKN maakt voor het beheren van lidgegevens en de financiele administratie gebruik van een online platform. Dit platform is enkel toegankelijk voor de pennigmeester, ledenadministratie en secretaris. De ledenadministratie heeft enkel bevoegdheden op lidgegevens te wijzigen en de penningmeester voor financiële wijzigingen. Andere gebruikers zoals de secretaris kan enkel gegevens inzien.Jaarlijks krijgt de kascommissie, voor een bepaalde tijd, toegang tot deze online administratie, hierin kunnen zij de kascontrole uitvoeren waarbij zij bij een bekoppelde boeking aan een relatie/lid de weergavenaam zien. Deze weergavenaam is een combinatie van achternaam, voorletters, tussenvoegsel en (relatiecode).
    De SHKN heeft een verwerkersovereenkomst gesloten, zoals de wet voorschrijft, met bedrijven waarvan zij gebruik maakt.

Vragen?

Heeft u vragen over de verwerking van gegevens of welke gegevens wij van u in bezit hebben? Neem dan gerust contact op met de secretaris of ledenadministratie.